Datenschutzerklärung
Hinweise zur Datenschutzerklärung die Internetseite betreffend finden Sie hier.
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KI-gestützter Telefonassistent / STRATO Smart-Telefonassistent
Über den Telefonassistenten sollten keine besonders vertraulichen Informationen zu Betreuungsverfahren übermittelt werden!
Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir den STRATO Smart-Telefonassistenten ein. Dieser verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) und ggf. Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz.
Gesprächsinhalte können aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Dies erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs entsprechend informiert wurden und das Gespräch fortsetzen. Sie können die Verbindung jederzeit beenden, um eine Verarbeitung zu vermeiden.
Verarbeitet werden insbesondere Ihre Äußerungen im Gespräch, technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer) sowie ggf. freiwillig mitgeteilte Stammdaten wie Name oder Telefonnummer. Zudem werden Interaktionsdaten verarbeitet, etwa zur Gesprächsführung oder bei Abbrüchen.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Vertragsanbahnung oder -durchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und skalierbarer Kommunikation).
Zur technischen Umsetzung setzen wir Subdienstleister ein, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse. Dabei können personenbezogene Daten durch den Subdienstleister auch in die USA übermittelt werden. Grundsätzlich erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, da die Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt ein solcher Beschluss, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben der Art. 44 DSGVO werden eingehalten.
Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Daten zu Trainingszwecken verwendet werden. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen ist dabei ausgeschlossen oder erheblich erschwert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.
Hinweise für Anruferinnen und Anrufer
Der KI-Telefonassistent dient insbesondere dazu, allgemeine telefonische Anliegen entgegenzunehmen, Rückrufwünsche und Nachrichten aufzunehmen sowie – soweit vorgesehen – allgemeine Informationen zu meiner Tätigkeit und den angebotenen Leistungen zu geben.
Bitte übermitteln Sie dem KI-Telefonassistenten **keine besonders vertraulichen oder sensiblen Informationen**. Dies gilt insbesondere für Informationen über Betreuungsverfahren, den Gesundheitszustand oder eine medizinische Behandlung von Betreuten, persönliche oder familiäre Verhältnisse, Vermögensverhältnisse sowie sonstige Informationen, die dem besonderen Vertrauensverhältnis zwischen Betreuer und betreuter Person unterliegen.
Der KI-Telefonassistent ist nicht dafür vorgesehen, eine persönliche Beratung oder die unmittelbare Kommunikation mit mir zu ersetzen. Bei vertraulichen oder dringenden Angelegenheiten nutzen Sie bitte einen geeigneten direkten Kommunikationsweg.
Der Einsatz des KI-Telefonassistenten dient ausschließlich der Unterstützung bei der Entgegennahme und Bearbeitung eingehender telefonischer Anfragen. Der Assistent trifft keine eigenständigen rechtlichen, medizinischen oder sonstigen Entscheidungen über betreute Personen.
Der KI-Telefonassistent gibt sich zu Beginn des Telefonats als KI-gestützter Assistent zu erkennen und weist auf diese Datenschutzerklärung hin.